Tietosuojaseloste asiakkaille

Tämä on H&A Team Oy:n asiakkaiden yhteyshenkilöiden henkilötietojen käsittelyä koskeva tietosuojaseloste. Päivitämme selostetta aina tarvittaessa ja ilmoitamme asiakkaillemme, mikäli sen sisällössä tapahtuu merkittäviä muutoksia. Muutoksista, jotka eivät vaikuta merkittävästi selosteen asiasisältöön (esim. kieliasun korjaus), emme ilmoita.

Päivitykset

2.5.2023: Rekisterinpitäjän yhteyshenkilön yhteystiedot, oikeutetun edun tarkennus.
19.5.2023: Uutiskirjettä koskevat tiedot.

Rekisterinpitäjä

H&A Team Oy (1780124-2)
Vernissakatu 8 A, 01300 Vantaa

Yhteyshenkilö rekisteriasioissa

info@ha-team.fi
+358 20 769 4370

Tietosuoja-asioista vastaava

tietosuoja@ha-team.fi
+358 40 637 4843

1. Rekisterin nimi

H&A Team Oy:n asiakkaiden yhteyshenkilöt

2. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Keräämme seuraavia yritys- ja yhteisöasiakkaidemme ja potentiaalisten asiakkaidemme yhteyshenkilöiden tietoja:

Yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero, työsähköpostiosoite ja asema sekä mahdolliset tavoitettavuuteen liittyvät tiedot.
Asiakassuhteen hoitoon ja asiakasyhteydenottoihin liittyvä viestihistoria.
Mahdolliset muut tiedot, joiden käsittely on tarpeellista asiakassuhteen luomisen tai hoitamisen kannalta.

3. Miksi käsittelemme henkilötietoja?

Asiakkaat: Keräämme tietoja sopimuksen perusteella. Tietoja käytetään asiakassuhteen luomiseen ja hoitamiseen, asiakasyhteydenpitoon ja palautteiden käsittelyyn sekä palvelun toimittamiseen.

Pidämme asiakkaidemme yhteyshenkilöistä sähköpostilistaa asiakasviestintää sisältävien uutiskirjeiden lähettämistä varten. Tähän tarkoitukseen käsittelemme tietoja olemassa olevaan asiakassuhteeseen perustuvan oikeutetun etumme perusteella.

Potentiaaliset asiakkaat: Käsittelemme tietoja yhteydenpitoa ja tarjouksen tekemistä varten. Käsittelyn oikeusperuste on yrityksen oikeutettu etu pitää yllä liiketoimintaansa. Yhteydenottolomakkeella annettuja tietoja käsittelemme suostumuksen perusteella.

Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

4. Kuinka keräämme tietoja?

Asiakkaidemme tai potentiaalisten asiakkaidemme tiedot saamme pääasiassa suoraan henkilöltä itseltään tai saman yrityksen toiselta yhteyshenkilöltä, tai tarjouspyyntöpalvelun kautta. Tiedot voidaan saada joko kirjallisesti tai suullisesti.

Voimme myös ottaa itse puhelimitse yhteyttä potentiaalisiin asiakkaisiin, mikäli arvioimme, että tarjoamistamme palveluista voisi olla heille hyötyä. Käytössämme ei ole markkinointirekisteriä vaan käytämme yhteydenottoon tietoja, jotka on julkaistu esimerkiksi internetissä.

5. Kuinka säilytämme tietoja?

Tiedot säilytetään pääosin sähköisessä järjestelmässämme. Yhteyshenkilön vaihtuessa yhteystiedot päivitetään asiakasrekisteriimme heti. Asiakkuuden päättyessä yhteyshenkilön tiedot poistetaan kolmen kuukauden kuluttua sopimuksen päättymisestä. Lainsäädännön asettamat velvollisuudet voivat vaatia joidenkin tietojen säilyttämistä pidempään, jolloin säilytysaika määräytyy näiden velvollisuuksien mukaan. Tällaisia velvollisuuksia ovat esimerkiksi kirjanpitovelvoitteet.

Sähköpostiarkistossa olevaa kirjeenvaihtoa säilytetään kuusi kuukautta asiakkuuden päättymisen jälkeen, ellei ole perusteltua syytä säilyttää tietoja pidempään.

Uutiskirjeiden sähköpostilistaa päivitetään kolmen kuukauden välein sekä aina ennen uuden uutiskirjeen lähettämistä.

Yhteydenottolomake: Yhteydenottolomakkeen kautta annettuja tietoja säilytetään niin kauan kuin pyynnön käsittely ja siihen vastaaminen vaativat, kuitenkin enintään kolme kuukautta.

6. Ketkä käsittelevät henkilötietoja?

Tietoihin pääsevät vain ne H&A Teamin hallinnossa työskentelevät toimihenkilöt, joilla on työnkuvansa puolesta perusteltu syy käsitellä näitä henkilötietoja. Pääsy tietoihin on rajattu antamalla käyttöoikeudet ja salasanat vain niille, joille ne kuuluvat. Olemme perehdyttäneet toimihenkilöt noudattamaan tietosuojasuunnitelmaa, ja he ovat tehneet salassapitosopimuksen.

7. Luovutetaanko tietoja eteenpäin?

Kilpailutusten yhteydessä referenssinä toimimaan suostuneen asiakasyrityksemme yhteyshenkilön tietoja voidaan luovuttaa kilpailuttavalle taholle. Yhteyshenkilöltä pyydetään tähän aina lupa.

Voimme luovuttaa yhteyshenkilön yhteystiedot esimerkiksi tavarantoimittajallemme, mikäli tietoja tarvitaan toimituksen järjestämiseen. Tällöinkin pyydämme tietojen luovuttamiseen aina luvan.

Voimme hyödyntää asiakasyhteydenpidossa WhatsApp-ryhmiä, mikäli asiasta on sovittu yhdessä. Tällöin ryhmään liitettyjen puhelinnumero sekä muut profiilissaan julkiseksi tekemät tiedot näkyvät ryhmän muille jäsenille.

Tietojen luovutus EU:n/ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää ETA:n ulkopuolisille käsittelijöille, esimerkiksi pilvipalvelun tarjoajalle. Tällöin huolehdimme siitä, että tietojen käsittelijät ovat sitoutuneet takaamaan riittävän tietosuojan tason esimerkiksi komission hyväksymillä vakiolausekkeilla (SCC).

8. Millaisia oikeuksia rekisteröidyllä on?

Tietosuoja-asetuksen mukaisesti sinulla on seuraavat oikeudet:

Saada pääsy tietoihisi

Voit saada kopion hallussamme olevista henkilötiedoista, jotka koskevat sinua.

Päivittää ja oikaista sinua koskevia tietoja

Mikäli hallussamme olevissa tiedoissa on virheitä, voit pyytää meitä korjaamaan ne. Puutteellisia tietoja voidaan myös täydentää.

Poistaa sinua koskevat tiedot

Voit pyytää meitä poistamaan sinua koskevat tiedot, esimerkiksi mikäli peruutat meille antamasi suostumuksen tietojen käsittelyyn. Huomaathan, että tämä voi vaikuttaa siihen, missä määrin pystymme palvelemaan sinua.

Rajoittaa tietojen käsittelyä

Tietyissä tapauksissa voit vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista, jolloin niitä saa säilyttämistä lukuun ottamatta käsitellä ainoastaan sinun suostumuksellasi, oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää EU:n tai EU-maan yleistä etua koskevista syistä.

Vastustaa tietojen käsittelyä

Voit aina vastustaa tietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin tai uutiskirjeen lähettämiseen.

Siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Kun käsittely perustuu suostumukseesi tai sopimukseen, voit pyytää meitä toimittamaan meille antamasi sinua koskevat tiedot valitsemallesi kolmannelle osapuolelle jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.

Mikäli haluat käyttää oikeuttasi tietojen päivittämiseen tai oikaisuun, lähetä kirjallinen pyyntösi osoitteeseen info@ha-team.fi. Jos haluat käyttää jotain muuta oikeuttasi, osoita pyyntösi osoitteeseen tietosuoja@ha-team.fi. Vastaamme sinulle EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määrätyssä ajassa, pääsääntöisesti yhden kuukauden kuluessa. Tarvittaessa voimme pyytää sinulta lisätietoja henkilöllisyytesi varmistamiseksi. Mikäli joudumme kieltäytymään pyyntösi toteuttamisesta, esitämme sinulle syyt päätökseen.

Mikäli koet, ettemme noudata voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoja tarjoaa Tietosuojavaltuutetun toimisto.

9. Entä jos tapahtuu tietoturvaloukkaus?

Henkilötietojen tietoturvaloukkauksen seurauksena henkilötietoja tuhoutuu, häviää, muuttuu, luovutetaan luvattomasti tai henkilötietoihin pääsee käsiksi henkilö, jolla ei ole oikeutta käsitellä tietoja.

Ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta sinulle henkilökohtaisesti, mikäli on todennäköistä, että loukkaus aiheuttaa korkean riskin oikeuksillesi ja vapauksillesi.

Ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa loukkauksen havaitsemisesta, mikäli on todennäköistä, että loukkaus aiheuttaa riskin luonnollisen henkilön oikeuksille ja vapauksille.